Perencanaan Bisnis : Pengertian, Manfaat, Prinsip, dan Persiapan Usaha

Salah satu kunci sukses memulai usaha adalah membuat sebuah perencanaan bisnis yang matang dan realistis. Apapun jenis usaha yang akan kita jalankan.
Perencanaan Bisnis : Pengertian, Manfaat, Prinsip, dan Persiapan Usaha

Salah satu kunci sukses memulai usaha adalah membuat sebuah perencanaan bisnis yang matang dan realistis. Apapun jenis usaha yang akan kita jalankan. Tulisan ini mencoba menguraikan selangkah demi selangkah bagaimana membuat perencanaan bisnis.

Perencanaan dalam bisnis sangat berguna untuk menilai apakah sebuah bisnis yang akan kita tekuni layak, profitable dan berjangka panjang atau berprospek tinggi kedepannya. Dengan perencanaan bisnis yang matang, juga sangat berguna apabila kita ingin mengajak mitra bisnis, investor ataupun calon kreditor untuk merealisasi impian kita agar jadi kenyataan.

Banyak orang mengatakan bahwa “Ide atau gagasan” mahal harganya. Tentunya tidak sembarang ide, tetapi ide yang mempunyai nilai komersial dan ide itu ditulis dalam suatu rencana usaha atau rencana bisnis.

Sebenarnya banyak orang mempunyai ide cemerlang, ide yang hebat-hebat serta mempunyai nilai komersial tinggi tetapi ide itu tetaplah hanya sekedar ide bahkan hanya sekedar impian yang numpang lewat, karena ide yang hebat tadi tidak pernah ditulis atau dikomunikasikan kepada pihak lain ataupun diterapkan.

Pada artikel ini penulis ingin menjelaskan mengenai perencaan usaha, dengan harapan dapat digunakan sebagai pengetahuan ataupun menyiapkan langkah awal bagaimana untuk menggali, menumbuhkan ataupun menjaring ide-ide atau gagasan bisnis dan sekaligus menuangkannya dalam sebuah rencana usaha.

Realita di lapangan menunjukkan bahwa banyak ide ataupun gagasan-gagasan bisnis hebat dan ide-ide orisinil yang justru lahir dari para kawula muda. Tentunya kalau peluang atau kemampuan ini dikemas dengan baik dan mampu dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dikemas sebagai rencana usaha yang layak dan mampu diterapkan ke dalam sebuah bisnis riil, tentunya akan banyak memberi manfaat bagi para generasi muda sendiri dan sekaligus memberikan kontribusi bagi masyarakat dan lingkungannya.

Pengertian Perencanaan Bisnis

Perencanaan bisnis adalah keseluruhan proses tentang hal-hal yang akan dikerjakan pada masa yang akan datang, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini sangat penting, karena perencanaan usaha merupakan pedoman kerja bagi seorang wirausaha. Pada umumnya, perencanaan usaha mengatur tentang proses kegiatan usaha, produksi, pemasaran, penjualan, perluasan usaha, keuangan usaha, pembelian, tenaga kerja, dan penyediaan atau pengadaan peralatan.

Pengertian lain perencanaan bisnis adalah rencana-rencana tentang apa yang dikerjakan dalam suatu bisnis ke depan meliputi alokasi sumberdaya, perhatian pada faktor-faktor kunci dan mengolah permasalahan-permasalahan dan peluang yang ada.

Kadang-kadang banyak orang berpikir bahwa perencanaan bisnis hanya untuk sebuah bisnis baru atau sebuah proposal untuk mencari pinjaman dana ke pihak perbankan atau bagaimana mendatangkan investor baru dalam bisnis. Sebenarnya tidak sederhana hal di atas, perencanaan bisnis juga penting untuk suatu bisnis yang sedang berjalan.

Bisnis membutuhkan perencanaan untuk pertumbuhan yang optimis dan pengembangan-pengembangan dengan skala prioritas. Perencanaan Bisnis sendiri adalah suatu hasil pemikiran, dimana isi dari perencanaan harus mampu mendukung pencapaian tujuan-tujuan perusahaan/bisnis.

Adapun hal-hal apa yang harus ada dalam perencanaan usaha, secara sederhana dalam suatu perencanaan bisnis dimulai dari Ringkasan, Statemen Misi, Faktor-faktor kunci, Analisis Pasar, Produksi, Manajemen dan Analisis Finansial seperti analisis Break Event dan lain-lainnya.

Prinsip Perencanaan Bisnis

Adapun prinsip-prinsip dalam perencanaan usaha itu sebagai berikut:

  1. Perencanaan usaha harus dapat diterima oleh semua pihak.
  2. Perencanaan usaha harus fleksibel dan realistis.
  3. Perencanaan usaha harus mencakup seluruh aspek kegiatan usaha.
  4. Perencanaan usaha harus merumuskan cara-cara kerja usaha yang efektif dan efisien.

Manfaat Perencanaan Bisnis

Adapun manfaat perencanaan usaha itu di antaranya:

  1. Membimbing jalannya kegiatan usaha.
  2. Mengamankan kelangsungan hidup usaha.
  3. Mengembangkan kemampuan manajerial di bidang usaha.
  4. Sebagai pedoman atau petunjuk bagi pimpinan perusahaan di dalam menjalankan usahanya.
  5. Mengetahui apa-apa yang akan terjadi dalam usaha.
  6. Sebagai alat berkomunikasi dalam usaha.
  7. Sebagai alat untuk memperkecil risiko usaha.
  8. Memperbesar peluang untuk mencapai laba.
  9. Memudahkan perolehan bantuan kredit modal dari bank.
  10. Sebagai pedoman di dalam pengawasan.

Kegiatan Dalam Perencanaan Bisnis

Perencanaan bisnis adalah sebuah selling document yang mengungkapkan daya tarik dan harapan sebuah bisnis kepada penyandang dana potensial. Jadi, perencanaan bisnis merupakan dokumen tertulis yang disiapkan oleh seorang wirausaha yang mengembangkan dan menggambarkan semua unsur yang relevan, baik internal maupun eksternal untuk memulai suatu usaha.

Di sini seorang wirausaha diharapkan mampu menggarap perencanaan usaha jangka pendek dan dapat merumuskan untuk mencapai sasaran dan tujuannya. Perencanaan usaha itu harus mencakup berbagai jenis kegiatan, di antaranya:

  1. Mempelajari dan meramalkan masa depan usaha.
  2. Menentukan sasaran beserta fasilitas yang diperlukan dalam usaha.
  3. Membuat program kerja dan perhitungan usaha.
  4. Menentukan prosedur kerja di dalam usaha.
  5. Menentukan rencana anggaran usaha.
  6. Membuat kebijaksanaan usaha.

Standar dalam Pembuatan Perencanaan Bisnis

Sebuah perencanaan bisnis, normalnya mengandung serangkaian elemen-elemen standar. Format dan bentuk perencanaan sangat bervariasi, tetapi biasanya sebuah perencanaan bisnis akan berisi komponen-komponen seperti deskripsi perusahaan, produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan, pasarnya, prediksi atau ramalan-ramalan ke depan, team manajemennya dan analisis finansial atau keuangannya.

Sebuah perencanaan usaha/bisnis juga tergantung atau dipengaruhi oleh situasi yang spesifik. Sebagai contoh deskripsi dari team manajemen sangatlah penting untuk investor, demikian juga tentang kondisi keuangan masa lalu menjadi penting untuk pihak bank atau kreditor.

Akan tetapi jika pengembangan sebuah perencanaan hanya akan digunakan oleh pihak internal, kita tidak membutuhkan penjelasan secara detail karena semua pihak dalam perusahaan sudah mengetahuinya, justru yang terpenting adalah sudahkah perencanaan yang kita buat matching dengan tujuan perusahaan.

Apa yang Paling Penting dalam Sebuah Perencanaan

Secara umum garis besar isi perencanaan usaha yang dibuat seorang wirausaha, berusaha merinci profit, neraca perusahaan, dan proyeksi aliran khas. Sedangkan mengenai kedalaman dan rincian perencanaan usaha sangat tergantung pada luas tidaknya usaha.

Oleh karena itu dalam membuat perencanaan usaha paling tidak kita harus adalah memikirkan, menimbang-nimbang, memutuskan, dan menentukan hal-hal berikut ini:

  1. Apa yang akan dikerjakan di dalam usaha?
  2. Kapan pekerjaan usaha itu akan dilaksanakan?
  3. Bagaimana cara mengerjakan pekerjaan usaha?
  4. Siapa saja yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan usaha?
  5. Di mana pekerjaan usaha akan dilaksanakan dan mengapa harus dikerjakan?

Sebenarnya berbicara yang paling penting dalam sebuah perencanaan sangat tergantung kasusnya. Namun secara umum biasanya dalam sebuah perencanaan yang paling penting adalah Pertama, Analisis Cash Flownya misalnya bisa untuk prediksi profit; Kedua, Detail Pelaksanaan untuk prediksi apa-apa yang akan terjadi, siapa yang bertanggung jawab, kapan, dan bagaimana anggarannya? Hasil akhir dari sebuah perencanaan adalah bagaimana kondisi perusahaan mengalami peningkatan.

Komponen Perencanaan Bisnis

Komponen-komponen utama yang dianjurkan ada dalam sebuah perencanaan bisnis dan garis besar isinya adalah sebagai berikut:

  1. Ringkasan (Executive Summary)

Berisi gambaran singkat kira-kira 1 sampai 2 halaman, mencakup Latar belakang proyek, penggagas proyek, pasar yang menjadi sasaran, pengelolaan proyek sampai dengan kelayakan proyek secara finansial, kelayakan proyek secara umum.

  1. Deskripsi Perusahaan (Company Description)

Berisi gambaran singkat profil perusahaan yang akan menjalankan proyek, misalnya Aspek hukum/legal dari bentuk badan usahanya apa? Sejarah/historis Perusahaan, Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Kepemilikan dalam perusahaan dan lainnya.

  1. Barang atau Jasa yang diproduksi atau dipasarkan

Berisi gambaran barang/jasa apa yang akan diproduksi atau dipasarkan, alasan barang/jasa tersebut diproduksi dan manfaat/benefit yang dapat diperoleh konsumen/customer atas barang/jasa tersebut.

  1. Analisis Aspek Pasar

Pada analisis aspek pasar kurang lebihnya berisi gambaran mengenai berbagai macam keadaan dalam pasar. Lebih lengkapnya adalah sebagai berikut:

  1. Peluang Bisnis dan Prospeknya, hal-hal yang perlu dikupas dalam peluang bisnis antara lain:
    1. Apa yang bisa kita buat?
    2. Pasar membutuhkan Apa?
    3. Perlunya Menciptakan Kebutuhan Konsumen (Paradigma terbaru agar bisnis kita bisa eksis kita harus bisa menciptakan pasar)?
    4. Melihat masih adakah Peluang?
    5. Layakkah Peluang itu kita garap?
  1. Kondisi Persaingan, bagaimana bentuk atau kondisi persaingan dari pasar yang akan kita hadapi, pembicaranya antara lain:
    1. Pasarnya sudah pasti/Captive Market, misalnya kita berproduksi atas dasar pesanan, maka kita tidak perlu memikirkan barang yang kita buat laku atau tidak laku?;
    2. Pasarnya ditentukan oleh Pembeli/Buyer Market (jika pasar dikuasai oleh pembeli maka posisi kita sebagai produsen akan lebih berat karena kita harus bersaing ketat berebut konsumen).
  1. Posisi Perusahaan dalam Pasar, yang perlu dibahas antara lain: Pasar yang hendak dikuasai atau Sasaran Pasar berapa?, Posisi dalam Pasar atau Positioning apakah sebagai Leader (pemimpin pasar), Follower (pengikut) atau Nicher (pengisi ceruk/relung pasar)?
  1. Usaha-usaha Pemasarannya/Marketing effort bagaimana? Jika kita sudah mempunyai target pasar, maka agar target bisa tercapai harus didukung oleh usaha-usaha pemasarannya. Salah satu bentuk usaha pemasaran bisa menggunakan Bauran Pemasaran/Marketing Mix yang meliputi 4P: Product, Price, Place, dan Promotion. Di sisi lain masalah Siklus Kehidupan Produknya/Product Life Cycles (suatu produk akan mengalami tahap-tahap sebagai berikut: perkenalan, tumbuh, matang, jenuh dan decline) juga harus diperhatikan.

Analisis Aspek Teknik/Produksi

Berisi gambaran tentang:

  1. Lokasi (Dekat konsumen atau dekat bahan baku?)
  2. Layout (Layout Garis jika pengelompokan mesin atau peralatan menggunakan urutan proses produksi atau Layout Fungsi jika pengelompokan mesin atau peralatan atas dasar fungsi-fungsi yang sama dijadikan satu?)
  3. Luas atau Skala Produksi (bisa menggunakan pertimbangan Keuntungan Maksimum atau Biaya Rata-rata Terendah?)
  4. Pemilihan Mesin atau Teknologi yang hendak dipakai (Padat Teknologi atau Padat Karya/Tenaga?)

Analisis Aspek Manajemen

Berisi gambaran tentang:

  1. Bisnis atau proyek dalam Masa Pembangunan, berisi kajian Berapa Lama waktu yang dibutuhkan untuk penyiapan proyek sampai proyek siap beroperasi? Dan yang kedua harus bisa menjawab berapa biaya yang dibutuhkan untuk proyek tersebut?
  2. Bisnis atau proyek sudah Berjalan atau Beroperasi, berisi kajian apa Bentuk Badan Hukum Organisasi Pengelolanya? Apakah mau berbentuk Perusahaan Perseorangan, Firma, Koperasi, PT atau yang lainnya? Bagaimana Struktur Organisasinya?; Jumlah Karyawan Yang Dibutuhkan?; Persyaratan Karyawan untuk Jabatan Kunci?; Proses Rekruitmentnya?; Jenjang Karir dan lainnya?

Analisis Aspek Finansial/Keuangan

Berisi gambaran tentang:

  1. Kebutuhan Dana (Menghitung total kebutuhan akan dana yaitu berapa jumlah dana yang diperlukan untuk membiayai rencana bisnis, kebutuhan ini bisa diuraikan untuk (1) Membiayai Aktiva Tetap dan (2) Modal Kerja). Pada Neraca dapat dilihat di sisi Aktiva.
  2. Sumber Dana (Sumber dana untuk membiayai rencana bisnis bisa diperoleh (1) Hutang, dapat berupa hutang jangka pendek dan hutang jangka panjang; (2) Modal Sendiri/Equity). Pada Neraca dapat dilihat dari sisi Pasiva
  3. Menghitung Aliran Kas/Cash Flow dari Rencana Bisnis, aliran kas dapat dikelompokkan menjadi:
    1. Pengelompokan pertama untuk cash flow terdiri atas Cash Out Flow/COF = Aliran kas keluar, diberi tanda negatif dan Cash In Flow/CIF = Aliran kas masuk, diberi tanda positif.
    2. Pengelompokan kedua, aliran kas atau cash flow dibagi 3, yaitu:
      • Initial Cash Flow = Aliran kas atau dana yang dikeluarkan di awal proyek diberi tanda Negatif karena berupa dana keluar;
      • Operational Cash Flow = Aliran dana ketika proyek beroperasi/berjalan, ketika proyek berjalan ada dana keluar sebagai biaya-biaya operasional tetapi juga sudah ada pendapatan operasional. Untuk sebuah proyek komersial aliran kas operasional biasanya bertanda Positif karena pendapatan operasional idealnya harus lebih besar dari biaya operasional;
      • Terminal Cash Flow = Aliran kas di akhir proyek, di akhir proyek akan ada 2 (dua) aliran kas yaitu berupa Pengembalian Modal Kerja dan Nilai Residu/Nilai Sisa, keduanya selalu berupa aliran kas masuk jadi aliran kas di akhir proyek bertanda Positif.

Menilai Kelayakan Bisnis dari sisi Keuangan

Ada 5 (lima) metode penilaian, yaitu

  1. Pay Back Period/PP,
  2. Average Rate of Return/ARR;
  3. Profitabilitas Indeks/PI;
  4. Internal rate of Return/IRR
  5. Net Present Value/NPV.

Dari 5 (lima) metode di atas yang paling sering digunakan hanya 3 (tiga) metode yaitu:

  1. PP intinya seberapa cepat dana yang diinvestasikan bisa kembali, tentunya semakin cepat kembali semakin baik;
  2. IRR mencari tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang dari aliran kas keluar (Present Value Cash Out Flow = PV COF) dengan nilai sekarang dari aliran kas masuk (Present Value Cash In Flow = PV CIF); hasil IRR ini dibandingkan dengan tingkat bunga pinjaman bank/ri, jika IRR > ri; maka proyek layak;
  3. NPV yaitu mencari nilai bersih sekarang, dapat dicari NPV = PV CIF - PV COF; jika nilai NPV positif maka proyek layak, sebaliknya jika negatif proyek tidak layak.

Siapa saja yang Membutuhkan Perencanaan Bisnis

Kita membutuhkan sebuah perencanaan bisnis jika kita akan menjalankan suatu bisnis. Sebuah perencanaan bisnis adalah ibarat sebuah peta dan kompas untuk menjalankan bisnis, sehingga tanpa perencanaan bisnis maka perjalanan bisnis kita ibarat orang yang berjalan dalam kegelapan. Dengan sebuah perencanaan kita dapat menetapkan tujuan utama bisnis kita, skala prioritas, dan menetapkan cash flow.

Di sisi lain, kita juga membutuhkan perencanaan bisnis untuk dapat dikomunikasikan kepada semua pihak, baik pihak internal maupun pihak eksternal/luar perusahaan, komunikasi ini dibutuhkan misalnya kita ingin:

  1. Mencari pinjaman dana ke bank
  2. Mencari investor
  3. Mengkomunikasikan dengan pihak manajemen
  4. Pihak-pihak lain

Bagaimana Membuat Perencanaan Bisnis Yang Baik?

  1. Perencanaan yang baik adalah sebuah proses, bukan hanya sekedar perencanaan. Perencanaan yang baik indikatornya antara lain:
    1. Sederhana, perencanaan yang baik adalah perencanaan yang mudah dimengerti dan mudah dilaksanakan (mengandung kemudahan dan kepraktisan)
    2. Spesifik, perencanaan yang baik adalah yang konkret, terukur, spesifik dalam waktu, personalianya dan anggarannya.
    3. Realistik, perencanaan yang baik adalah perencanaan yang realistik dalam tujuan, anggaran maupun target pencapaian waktunya.
    4. Komplit atau lengkap, perencanaan yang baik adalah perencanaan yang lengkap semua elemennya.
  2. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang dapat dipergunakan untuk berbagai hal, seperti:
    1. Mendefinisikan dan menetapkan tujuan.
    2. Menciptakan laporan bisnis secara reguler.
    3. Mendefinisikan bisnis-bisnis baru d. Mensupport aplikasi pinjaman
    4. Mendifinisikan berbagai perjanjian dengan partner
    5. Serangkaian nilai untuk pencapaian tujuan secara legal
    6. Untuk mengevaluasi masalah produk-produk, promosi maupun ekspansi

Penutup

Setelah kita mampu membuat business plan-pun seringkali tidak bisa diimplementasikan, alasan utama adalah kendala modal. Kadangkala modal tidak menjadi masalah tetapi keberanian untuk memulai yang belum ada atau nyaris tidak ada.

Banyak faktor yang menyebabkan semua ini terjadi, ada faktor di luar ekonomi, misalnya kultur di Indonesia yang masih menganggap profesi wirausaha sebagai profesi kurang terhormat, sehingga banyak orang tua yang lebih menginginkan anak-anaknya berprofesi sebagai PNS, ABRI atau Pegawai Swasta. Faktor lain adanya anggapan bahwa berwirausaha selalu mengedepankan modal yang besar sebagai faktor utama, padahal banyak bukti pengusaha sukses justru memulai usaha dari nol alias tanpa modal.

Banyak entrepreneur sukses menganggap dalam memulai bisnis modal utamanya adalah ide-ide cemerlang, relasi ataupun impian-impian yang tinggi yang kadang menurut orang lain tidak masuk akal, tapi dengan sedikit kecerdikan dan keberanian mengambil risiko (ciri seorang entrepreneur) mampu melahirkan pengusaha-pengusaha yang handal dan sukses.

Harapan penulis mudah-mudah setelah membaca artikel ini para pembaca akan tertarik untuk menuangkan ide cemerlangnya menjadi sebuah rencana bisnis yang layak diterapkan, menguntungkan dan berprospek cerah untuk masa depan, sehingga hasil akhirnya akan mampu melahirkan wirausahawan yang berhasil.