Kualitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian

Kualitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian
Kualitas Pelayanan

Dalam kamus besar Bahasa Indonesia (1994:467), kualitas adalah tingkat baik buruknya sesuatu, derajat atau taraf. Adapun definisi kualitas menurut Fandy Tjipto (dalam pasolong, 2007:132) 1) Kesesuaian dengan persyaratan/tuntutan, 2) kecocokan pemakaian, 3) perbaikan atau penyempurnaan keberlanjutan, 4) bebas dari kerusakan, 5) pemenuhan kebutuhan pelanggan semenjak awal dan setiap saat, 6) melakukan segala sesuatu secara benar semenjak awal, 7) sesuatu yang bias.

Sedangkan definisi kualitas menurut Montgomery (dalam Pasolong (2007:132) “the extent to which products meet the requirement of people who use them”. Jadi suatu produk, apakah bentuknya barang atau jasa, dikatakan bermutu bagi seorang kalau produk tersebut dapat memenuhi kebutuhannya.

a. Kesederhanaan adalah prosedur atau tata cara pelayanan umum harus didesain sedemikian rupa sehingga penyelenggaraan pelayanan umum menjadi mudah, lancar, cepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan.

b. Kejelasan dan kepastian adalah tentang tata cara, rincian biaya layanan dan cara pembayarannya, jadwal waktu penyelesaian layanan, dan unit kerja atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan umum.

c. Keamanan adalah usaha untuk memberikan rasa aman dan bebas pada pelanggan dari adanya bahaya, resiko, dan keragu-raguan.

d. Keterbukaan adalah bahwa pelanggan dapat mengetahui seluruh informasi yang mereka butuhkan secara mudah dan jelas, yang meliputi informasi tata cara, persyaratan, waktu penyelesaian, biaya, dan lain-lain.

e. Efisien adalah persyaratan pelayanan umum hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dan produk pelayanan publik yang diberikan.

f. Ekonomis adalah agar pengenaan biaya pelayanan ditetapakan secara wajar dengan memperhatikan nilai barang/jasa dan kemampuan pelanggan untuk membayar.

g. Keadialan yang merata adalah cakupan atau jangkauan pelayanan umum harus diusahakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata dan diperlakukan secara adil.

h. Ketepatan waktu adalah agar pelaksanaan pelayanan umum dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.

Sesuai dengan permasalahan penulis hanya mengambil tiga indikator yaitu sebagai berikut :
a. Keterbukaan (transparan) adalah bahwa pelanggan dapat mengetahui seluruh informasi yang mereka butuhkan secara mudah dan jelas, yang meliputi informasi tata cara, persyaratan, waktu penyelesaian, biaya, dan lain-lain.

b. Efisien adalah persyaratan pelayanan umum hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dan produk pelayanan publik yang diberikan.

c. Ketepatan waktu adalah agar pelaksanaan pelayanan umum dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.

Pelayanan adalah perihal/cara melayani; usaha melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh imbalan uang/jasa; kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang/jasa. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1994,hal: 571).

Adapun pendapat lain menurut Sinambela (2010:3) Istilah pelayanan berasal dari kata “layan” yang artinya menolong menyediakan segala apa yang diperlukan oleh orang lain untuk perbuatan melayani, pada dasarnya setiap manusia membutuhkan pelayanan, bahkan secara ekstrim dapat dikatakan bahwa pelayanan tidak dapat dipisahkan dengan kehidupan manusia. Kemudian dikuat kembali oleh Moenir ( 2001:26) Pelayanan umum adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material. Melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya.

Dari penjelasan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan pelayanan adalah sebagai kegiatan yang dilakukan untuk mengamalkan dan mengabdikan diri kepada masyarakat yang mempunyai kepentingan kepada organisasi sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.

Administrasi Kepegawaian
Menurut Liang Gie (2004:14) menyebutkan administrasi adalah suatu rangkaian yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan definisi kepegawaian adalah yang berhubungan dengan pegawai, orang yang bekerja pada pemerintah/perusahaan (Kamus Besar Bahasa Indonesia 1994, hal 245).

Secara umum pengertian pelayanan administrasi kepegawaian adalah menyediakan segala apa yang diperlukan oleh pegawai termasuk pengurusan, pengaturan dan atau manajemen tentang kebijakan publik untuk masyarakat luas dan beberapa pihak yang berkepentingan dalam birokrasi pemerintah.

Metode Penelitian
Jenis penelitian yang yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian kuantitatif asosiatif. Penelitian kuantitatif asosiatif merupakan penelitian yang bertujuan mengetahui hubungan kausal sebab akibat antara dua variabel atau lebih.

Populasi dan sampel
Sesuai dengan judul penelitian ini, maka yang menjadi populasi sekaligus sampel yang dijadikan responden dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda yang berjumlah 48 orang yang bersifat sensus.


Definisi Konsepsional
Dari penjelasan diatas dan sesuai dengan judul skripsi penulis ini maka ada dua konsep pokok yang dirumuskan yaitu:
a. Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) adalah proses kegiatan melalui pemanfaatan berbagai sumber daya yang tersedia berupa SDM dan teknologi yang menyajikan berbagai bentuk informasi yang dibutuhkan sehingga dapat tercapai sesuai dengan yang telah direncanakan dengan memberi manfaat.

b. Kualitas pelayanan administrasi kepegawaian adalah tingkat baik buruknya kegiatan yang dilakukan oleh seorang atau kelompok orang untuk melayani kebutuhan kepegawaian yang mempunyai kepentingan kepada organisasi sesuai aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.

Definisi Operasional
Berdasarkan pendapat diatas yang berhubungan dengan lingkungan kerja dan semangat kerja maka perumusan indikator-indikator yang dipergunakan untuk mengukur variabel yang diteliti adalah sebagai berikut:

1. Independen Variabel Sistem Informasi Manajemen Pegawai
a) Sumber daya Manusia (SDM)
b) Teknologi Informasi (TI)
c) Kualitas Informasi
2. Dependen Variabel Kualitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian
a) Keterbukaan (transparan)
b) Efisien
c) Ketepatan Waktu

Hasil Pengujian Hipotesis
Untuk mengetahui apakah hipotesis yang telah peneliti ajukan tersebut diterima atau tidak, maka dilakukan pengujian sebagai berikut ini :

1. Analisis Korelasi Product Moment
Analisis ini digunakan untuk mengetahui hubungan antara dua variabel yaitu antara variabel Sistem Informasi Manajemen Pegawai (X) dengan Kualitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian (Y) pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda.

Sebelum menuju pada analisis regresi untuk mencari pengaruh alangkah baiknya terlebih dahulu melihat hubungan diantara variabel-variabel yang dibahas sebab setiap pengaruh pasti harus memiliki hubungan, jika tidak memiliki hubungan otomatis tidak ada pengaruh diantara variabel-variabel tersebut.

Hasil korelasi antara X dan Y adalah sebesar 0,685. Ini berarti bahwa hubungan yang ada pada variabel ini adalah positif dan sangat kuat karena mendekati angka 1. Tanda dua bintang (**) artinya korelasi signifikan pada angka signifikansi sebesar 0,01 dan mempunyai kemungkinan dua arah (2-tailed). Jika tidak ada tanda dua bintang, maka secara otomatis signifikansi sebesar 0,05). Hal ini berarti semakin baik Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) maka semakin baik pula tingkat kualitas pelayanan administrasi kepegawaian. Kemudian berdasarkan pedoman untuk memberikan interprestasi terhadap koefisien korelasi maka tingkat hubungan antara variabel sistem informasi manajemen pegawai dan kualitas pelayanan adalah sangat kuat dan searah.

2. Analisis Regresi Linier Sederhana
Hasil Regresi Sederhana
Multiple R = 0,685 angka ini menunjukkan pengaruh yang sangat kuat dan arah yang positif dari sistem informasi manajemen pegawai terhadap kualitas pelayanan administrasi kepegawaian. Untuk mengukur kecocokan/ketepatan (Goodness of Fit) variabel Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) terhadap Kualitas pelayanan administrasi kepegawaian digunakan koefisien determinasi (R2) atau angka R Square. Dari hasil perhitungan R Square yang dihasilkan 0,469 yang dihasilkan dari R2 = 0,6852. Hal ini berarti 0,469 atau 46,9% Kualitas pelayanan administrasi kepegawaian dipengaruhi oleh Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG), sedangkan sisanya sebanyak (100% - 46,5% = 53,1%) dipengaruhi oleh variabel lain yang tidak termasuk dalam penelitian ini.

Hasil Perhitungan Koefisien Regresi Sederhana X Terhadap Y Dengan Program SPSS
Berdasarkan tabel diatas berarti bahwa pengaruh variabel Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) terhadap Kualitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda adalah sebesar 0,547. Ini juga berarti bahwa pengaruh variabel Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) terhadap Kualitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian adalah positif dan sangat kuat.

Berdasarkan tabel diatas diperoleh hasil perhitungan sebagai berikut a = 23,077 dan b = 0,547. Dengan demikian maka persamaan regresi linier yang terbentuk adalah Y = 23,077 + 0,547X.

Dari persamaan tersebut berarti Kualitas pelayanan administrasi kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda akan naik, bila Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) ditingkatkan.


Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang telah dijabarkan pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan yaitu sebagai berikut :

1. Dari hasil analisis regresi sederhana antara variabel sistem informasi manajemen pegawai terhadap kualitas pelayanan administrasi kepegawaian diperoleh persamaan Y = 23,077 + 0,547X selanjutnya nilai korelasi dari hasil perhitungan R Square yang dihasilkan 0,469 yang dihasilkan dari R2 = 0,6852. Hal ini berarti 0,469 atau 46,9% Kualitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian dipengaruhi oleh Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG). Dengan demikian hipotesis diterima kebenarannya. Hal ini berarti sistem informasi manajemen pegawai berpengaruh terhadap kualitas pelayanan administrasi kepegawaian pada Badan Kepegawaian (BKD) Kota Samarinda.

2. Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis ternyata sistem informasi manajemen pegawai di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda, memiliki pengaruh positif untuk meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian.

3. Pengaruh sistem informasi manajemen pegawai terhadap kualitas pelayanan administrasi kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda menunjukkan angka yang positif dengan nilai r sebesar 0,469 dimana nilai tersebut termasuk dalam kategori tinggi.

Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, menunjukkan bahwa Sistem informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) berpengaruh positif terhadap kualitas pelayanan administrasi kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda. Oleh karena itu Kepala Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda harus terus berusaha untuk meningkatkan sarana dan prasarana Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG), dan keahlian kepada pegawai untuk meningkatkan kemampuan (skill) yang dimiliki setiap pegawai. Upaya yang dilakukan dengan cara memberikan pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan penggunaan Teknologi Informasi (TI).

Kualitas pelayanan administrasi kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda sudah baik. Oleh karena itu harus terus dipertahankan dan meningkatkan kinerjanya dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia seperti teknologi informasi agar tercapai hal yang memuaskan dalam pekerjaan yaitu terwujudnya pelayanan yang baik kepada pegawai dalam bidang administrasi kepegawaian. Selain peningkatan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian dari pemanfaatan SIMPEG yang ada, baik juga menanamkan kesadaran akan pentingnya tugas dan tanggung jawab pegawai dalam memberikan pelayanan yang baik.

Daftar Pustaka
Davis, Gordon B. 1999. Sistem Informasi Manajemen. Lembaga Manajemen PDM dengan PT Pustaka Binaman Pressindo. Jakarta
Eko Indrajit, Richardus. (2002). Electronic Government Strategi Pembangunan dan Pengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital. Yogyakarta:Andi.
George M.Scott. 2001. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Andi. Yogyakarta
Gie,The Liang .2004. Ensiklopedia Administrasi. Jakarta: Gunung Agung
Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Andi Offset. Yogyakarta
Kadir, Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.
Kamus Besar Bahasa Indonesia. 1994. Jakarta: Balai Pustaka
Kerlinger, Fred N dan Elazar J. Pedhazur. 1987. Korelasi dan Analisis Regresi Ganda, Yogyakarta : Nur Cahaya.
Moenir, H.AS. 2001. Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia. Jakarta : Bumi Aksara
Oetomo, Budi Dharma Sutedjo. 2006. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta
Pasolong, Harbani, 2007. Teori Administrasi Publik. Alfabeta. Bandung.
Sinambela, Lijan Poltak. (2010). Reformasi Pelayanan Publik: Teori, Kebijakan, dan Implementasi. Jakarta: Pt Bumi Aksara.
Subatri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Andi. Yogyakarta.
Sugiyono. 2007. Metode Penelitian. Statistik Untuk Penelitian. CV. Alfabeta. Cetakan Kedelapan. Bandung
Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu. Yogyakarta.
Tugiman, Hiro. 2000. Audit Sistem Informasi. Kanisius. Yogyakarta