Cara Edit Detail Siswa di EMIS 4.0 ? Berikut Tahapannya

Edit detail siswa di EMIS 4.0 adalah usaha Operator Madrasah untuk melakukan perubahan terkait data-data

Edit detail siswa di EMIS 4.0 adalah usaha Operator Madrasah untuk melakukan perubahan terkait data-data peserta didik di aplikasi berbasis website buatan Kementrian Agama Indonesia. Perubahan ini wajib dikerjakan oleh operator lembaga, sesuai Surat Edaran Ditjen Pendis Kementerian Agama RI Nomor B-1344/DJ.1/HM.01/05/2021 tentang Pemberitahuan Program "Bulan Data Pendidikan Islam" Tahun 2021.

Cara merubah detail siswa ini adalah bagian dari panduan lengkap EMIS 4.0 yang saya khususkan hanya untuk data-data siswa yang harus diinputkan ke dalam aplikasi ini. Berdasarkan surat edaran Kemenag, maka perubahan detail siswa dilakukan dari tanggal 10 Mei sampai dengan 30 Juni 2021.

Edit Detail Siswa di EMIS 4.0 Madrasah

Dalam pelaksanaannya lembaga pendidikan Madrasah baik RA, MI, MTs dan MA hanya akan menggunakan satu aplikasi yaitu EMIS 4.0 yang bisa diakses melalui alamat emis.kemenag.go.id untuk melakukan perubahan data siswa. Sedangkan aplikasi Emis Pendis Online dan AFE Offline EMIS tidak dapat di gunakan lagi.

Sub Menu Detail Siswa EMIS 4.0

Pada bulan data ini fokus pekerjaan operator madrasah adalah melakukan update dan perbaikan data siswa madrasah di EMIS 4.0. Adapun sub menu pada detail siswa yang wajib dikerjakan oleh Operator madrasah yaitu sebagai berikut:

  1. Data Siswa
  2. Data Orang Tua
  3. Aktivitas Belajar
  4. Beasiswa dan Bantuan
  5. Prestasi Siswa
  6. Pendidikan Lain

Dari menu-menu yang disediakan diatas perlu diingat walaupun Data Siswa berada pada urutan pertama, namun jika Anda ingin merubah detail siswa di EMIS 4.0 maka yang harus dikerjakan pertama oleh Operator Lembaga adalah Data Orang Tua. Sebelum melanjutkan untuk memperbarui atau memperbaiki data siswa, ada beberapa hal yang perlu disiapkan, berikut ini akan saya jelaskan apa saja yang harus disediakan.

Persiapan Ubah Data Siswa EMIS 

Untuk melakukan perubahan detail siswa ini ada beberapa dokumen yang harus dipersiapkan sebelum langkah-langkah yang harus dikerjakan oleh Operator Lembaga. Dokumen yang harus dipersiapkan saat melakukan edit data siswa di EMIS 4.0 ini adalah:

  1. Kartu Keluarga (KK) Wajib
  2. Kartu Indonesia Pintar (KIP) Opsional
  3. Kartu Keluarga Sejahtera (KKS) Opsional
  4. Program Keluarga Harapan (PKH) Opsional
  5. Sertifikat Prestasi Siswa Opsional

Pastikan untuk kedua dokumen tersebut adalah hasil scan berupa softfile, dan terlihat jelas data-datanya seperti NAMA, NIK, Tanggal Lahir, dan lain-lain. Untuk ukurannya tidak boleh lebih dari 2 MB (MegaByte), sedangkan untuk Sertifikat Prestasi Siswa (Jika Ada) ukuran maksimumnya 200 Kb.

Login EMIS 4.0

Setelah siap dengan dokumen-dokumennya, maka Anda siap untuk langkah-langkah selanjutnya untuk merubah data siswa di EMIS 4.0 ini.

  1. Hal pertama adalah silahkan Login pada alamat emis.kemenag.go.id menggunakan email dan password operator lembaga yang sudah terdaftar.
  2. Di samping kiri Klik menu Siswa kemudian klik sub menu Daftar Siswa.
  3. Setelah melihat di menu Daftar Siswa, Anda akan melihat beberapa fitur lainnya yaitu Semua Status, Search, Nama, NISN, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Tingkat Rombel, dan Status.
  4. Untuk mempermudah Operator Lembaga, yang harus Anda lakukan adalah langsung mencari siswa dari namanya. Supaya Anda bisa merubah detail siswa yang diinginkan untuk melengkapi data - datanya di EMIS 4.
  5. Untuk mengecek dan merubah Detail Siswa di EMIS 4.0, klik menu Ubah Data disamping kanan data siswa yang berwarna biru.

Perlu diketahui bahwa menu Ubah Data akan muncul jika masih dalam bulan pendataan EMIS 4.0, jika diluar periode pendataan maka menu tersebut akan bertuliskan Lihat Detail.

Setelah Operator Lembaga mengisi detail siswa, Kepala Madrasah juga bisa melihat data siswa di lembaganya dengan cara yang sama seperti diatas, tetapi untuk melihat detail siswa pada akun Kepala Madrasah tertulis Lihat Detail. Ini dikarenakan Ubah Data hanya bisa dilakukan oleh Operator Madrasah.

Ubah Data Detail Siswa EMIS 4.0

Setelah melewati langkah-langkah diatas, Operator Lembaga akan dihadapkan oleh beberapa sub menu yang wajib dikerjakan seperti yang sudah disebutkan diatas. Simak penjelasan tahapannya dibawah ini.

Data Siswa EMIS 4.0

Terdapat beberapa fitur atau tab dalam Data Siswa EMIS 4.0 ketika Anda membukanya. Beberapa fitur atau tab tersebut nantinya harus dilengkapi, diperbaiki ataupun diperbarui. Setelah masuk pada tampilan menu Ubah Data, maka akan terdapat beberapa fitur yang sudah saya jelaskan.

Sebelum melakukan perubahan data siswa EMIS 4.0 ada beberapa hal yang perlu diketahui oleh Operator Madrasah, yaitu sebagai berikut:

  1. Data NISN hanya bisa diubah lewat VerVal PD.
  2. Data NIK, Nama, Tempat lahir, Tanggal lahir dan jenis kelamin tidak bisa dirubah.
  3. Pada isian Tempat Tinggal EMIS 4.0, ada beberapa pilihan yang bisa diinputkan antara lainnya adalah :
    1. Tinggal dengan Orang Tua/Wali,
    2. Ikut saudara/kerabat,
    3. Asrama Madrasah,
    4. Kontrak/Kost,
    5. Tinggal di Asrama Pesantren,
    6. Panti Asuhan,
    7. Rumah Singgah, dan
    8. Lainnya.
      Penting! Bagi operator yang menginput dengan Tinggal dengan Orang Tua/Wali, hasilnya adalah tempat tingal siswa akan menyesuaikan dengan data alamat Data Orang Tua. Dan. jika memilih asrama madrasah maka secara otomatis data alamat akan terisi sesuai dengan alamat madrasah dan tidak bisa diedit.
  4. Unggah dokumen Kartu Keluarga dan Kartu Indonesia Pintar maksimal file berukuran 2 Mb bertipe pdf, jpg dan png.

Itu tadi adalah hal-hal yang perlu diketahui sebelum melakukan perubahan data siswa. jika sudah dipahami dan disiapkan berkas-berkas yang diperlukan maka kita sekarang melakukan langkah perubahan data siswa.

Langkah-langkah cara merubah data siswa di EMIS 4.0 adalah sebagai berikut :

  1. Setelah Anda masuk pada tampilan menu Ubah Data, maka selanjutnya yang bisa Anda perbaiki adalah:
    1. Foto Peserta Didik
    2. Nomor Induk Sekolah (NIS)
    3. Kewarganegaraan
    4. Anak Ke (data diambil dari Kartu Keluarga atau Akte)
    5. Jumlah Saudara (data diambil dari Kartu Keluarga atau Akte)
    6. Agama
    7. Cita-cita
    8. Nomor Handphone (Jika ada)
    9. Alamat Email (Jika ada)
    10. Hobi
    11. Tempat Tinggal
    12. Koordinat Alamat
    13. Kode Pos
    14. Transportasi Ke Sekolah
    15. Jarak Ke Madrasah
    16. Waktu Tempuh
    17. Yang membiayai sekolah
    18. Kebutuhan Khusus
    19. Kebutuhan Disabilitas
    20. Pra Sekolah
    21. Imunisasi
    22. Nomor KIP (Jika ada)
    23. Nomor Kartu Keluarga
    24. Nama Kepala Keluarga
  2. Ubah data siswa yang masih salah pada kolom yang sudah saya sebutkan diatas.
  3. Upload Berkas KK dan KIP (jika ada) maksimal 2 Mb berbentuk softfile contohnya pdf, jpg, atau png.
  4. Jika data sudah lengkap dan benar kemudian klik tombol Simpan.
    Edit Data Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  5. Akan muncul layar baru pemberitahuan Data berhasil disimpan dengan icon , lalu klik Tutup.
  6. Setelah data berhasil disimpan, selanjutnya Anda tinggal mengajukan perubahan data siswa ke Admin Kab/Kota pada menu Kirim Permintaan Persetujuan.

Setelah melakukan tahapan edit data siswa seperti diatas, maka tinggal menunggu persetujuan Admin Kab/Kota untuk melihat perubahannya di menu Operator lembaga.

Data Orang Tua Siswa EMIS 4.0

Merubah data orang tua siswa di EMIS 4.0 merupakan hal yang penting untuk menentukan Tempat Tinggal di menu Data Siswa yang serumah dengan orang tuanya. Berbeda jika peserta didik bertempat tinggal tidak bersama Orang Tua atau Asrama Madrasah, maka Operator Madrasah harus menginput manual.

Setelah melakukan perubahan data siswa pada sub menu Data Siswa, selanjutnya Operator Madrasah melakukan pembaruan data orang tua siswa di EMIS 4.0. Tahapannya adalah sebagai berikut:

  1. Masih dalam tampilan menu ubah data seperti ketika kita merubah data siswa di atas. Klik sub menu Data Orang Tua di sebelah kanan sub menu Data Siswa.
  2. Form input terdiri dari tiga bagian lagi yaitu Data Ayah Kandung, Ibu Kandung dan Wali. Periksa dan lengkapi data yang masih kosong sesuai dengan Kartu Keluarga yang diberikan ke Madrasah.
  3. Pada isian alamat Tempat Tinggal Ibu Kandung jika di checklist pada bagian kolom Sama dengan Ayah Kandung, maka alamat akan terisi otomatis sesuai dengan alamat Ayah Kandung.
  4. Pada bagian Wali, jika di isi dengan Sama dengan Ayah Kandung atau Sama dengan Ibu Kandung maka data akan terisi otomatis sesuai dengan data ayah kandung atau ibu kandung. Jika memilih Lainnya maka anda harus mengisi data Wali secara manual.
  5. Selanjutnya jika Orang Tua peserta didik mempunyai Kartu Keluarga Sejahtera atau Program Keluarga Harapan, maka Anda bisa menambahkan nomor yang tertera di kartunya.
  6. Jika Anda yakin data Orang Tua sudah lengkap dan benar kemudian klik tombol Simpan.
    Edit Data Orang Tua Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  7. Akan muncul layar baru pemberitahuan Data berhasil disimpan dengan icon , lalu klik Tutup.
  8. Setelah data berhasil disimpan, selanjutnya Anda tinggal mengajukan perubahan data siswa ke Admin Kab/Kota pada menu Kirim Permintaan Persetujuan.

Seperti halnya merubah data siswa di EMIS 4.0, untuk Data Orang Tua sebagai Operator Lembaga juga harus menunggu persetujuan dari Admin Kab/Kota untuk melihat perubahannya.

Aktivitas Belajar EMIS 4.0

Menu Aktivitas Belajar di EMIS 4.0 adalah tempat dimana Operator Lembaga bisa melihat data-data tentang NPSN Madrasah, Tahun Ajaran, Semester, Jenjang Saat Ini, Kelas/Tingkat Saat Ini, Jurusan, Nama Rombel, Tanggal Masuk Madrasah, Status Keaktifan Siswa, dan Keterangan (Siswa Baru, atau Naik dari Kelas Sebelumnya).

Bagi Operator Lembaga memang untuk saat ini tidak bisa dirubah sama sekali, dan hanya bisa melihat data-data yang memang sudah tertera di menu. Mungkin menurut pendapat saya, nantinya data-data ini juga bisa diubah setelah aplikasi berbasis website besutan Kemenag ini benar-benar selesai bermigrasi dari EMIS versi lama.

Beasiswa dan Prestasi EMIS 4.0

Beasiswa dan prestasi ini merupakan menu dimana Operator menginputkan data mengenai bantuan-bantuan yang pernah didapatkan oleh peserta didik dalam EMIS 4.0 sebagai bahan laporan untuk Admin Pusat.

Langkah-langkah untuk menambahkan beasiswa dan prestasi pada Detail Siswa EMIS 4.0 sangatlah mudah. Karena Anda hanya harus menginputkan beberapa kolom yang wajib di isi, cara menambahkan beasiswa ini adalah sebagai berikut:

  1. Anda klik tombol +TAMBAH terlebih dulu.
    Edit Beasiswa dan Prestasi Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  2. Lalu akan muncul beberapa kolom disamping kanan layar Anda.
    Edit Detail Siswa Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  3. Input beberapa data yang meliputi:
    1. Tahun mendapatkan beasiswa
    2. Kategori yang harus Anda pilih antara Beasiswa Lainnya, Beasiswa Berprestasi, Beasiswa Kurang Mampu/Miskin, dan Beasiswa Miskin dan Berprestasi.
    3. Nama Beasiswa dan Bantuan.
    4. Jenis Instansi Pemberi, pada bagian kolom ini Anda harus memilih dari beberapa pilihan yang sudah disediakan yaitu:
      • Kementrian Agama
      • Kementerian Lain
      • Pemerintah Daerah
      • BUMN
      • BUMD
      • Instansi Swasta
      • Yayasan
      • Perorangan
      • Lainnya
    5. Nama Instansi Pemberi.
    6. Jangka Waktu (Bulan).
    7. Nominal Beasiswa.
  4. Jika data yang sudah benar Anda klik tombol SIMPAN.
    Edit Detail Siswa Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  5. Setelah muncul notifikasi Berhasil Disimpan, maka data sudah berhasil ditambahkan dan Anda tidak perlu lagi mengajukannya ke Kepala Madrasah atau Admin Kab/Kota.

Prestasi Siswa EMIS 4.0

Prestasi siswa adalah data meliputi lomba-lomba yang pernah dimenangkan oleh peserta didik yang wajib di inputkan oleh Operator Lembaga di EMIS 4.0 Madrasah. Tahapan yang harus Anda kerjakan adalah sebagai berikut:

  1. Anda klik tombol +TAMBAH terlebih dulu.
    Edit Detail Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  2. Lalu akan muncul beberapa kolom disamping kanan layar Anda.
    Edit Detail Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  3. Beberapa kolom yang telah muncul pada prestasi siswa tersebut wajib di isi semua oleh Operator Madrasah, antara lainnya adalah:
    1. Tahun dilaksanakannya lomba
    2. Nama lomba
    3. Bidang Lomba, untuk kolom ini sudah ada pilihan yang disediakan yaitu:
      • Akademik
      • Keagamaan
      • Teknologi
      • Olahraga
      • Pramuka/Paskibraka
      • Karya Ilmiah
      • Kesenian
      • Pidato Bahasa Asing
      • Sains
      • Lainnya
    4. Nama Penyelenggara
    5. Lomba Tingkat, di bagian ini juga sudah disediakan yaitu:
      • Kabupaten/Kota
      • Provinsi
      • Nasional
      • Internasional
      • Lainnya
    6. Peringkat, untuk bagian ini juga sudah disediakan antara lainnya adalah:
      • Tidak meraih juara
      • Juara I/Medali Emas
      • Juara II/Medali Perak
      • Juara III/Medali Perunggu
      • Juara Harapan I
      • Juara Harapan II
      • Juara Harapan III
      • Juara Favorit
    7. Kategori lomba, pilihan ini juga sudah disediakan. Anda tinggal memilih antara Individu atau Kelompok.
    8. Terakhir adalah upload sertifikat dari keikutsertaan dari lomba yang sudah diikuti Peserta Didik.
  4. Setelah Anda yakin semua data sudah sesuai dan benar, lalu klik tombol SIMPAN.Edit Detail Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  5. Setelah ini akan muncul notifikasi Prestasi Siswa berhasil ditambahkan, yang menandakan bahwa data sudah berhasil tersimpan.Edit Detail Siswa di EMIS 4.0 Madrasah
  6. Tahap ini juga langsung bisa ditambahkan tanpa mengajukan dulu ke Kepala Madrasah atau Admin Kab/Kota.

Pendidikan Lain EMIS 4.0

Pada bagian sub menu Pendidikan Lain memang belum dibuka pengisiannya di EMIS 4.0, namun menurut saya sendiri nantinya mungkin menu ini akan berisikan tentang pendidikan non-akademis, pendidikan di luar madrasah seperti Pondok Pesantren, atau Ekstra Kurikuler.

Ini masih sekedar pendapat dari saya, mungkin untuk kedepannya sub menu Pendidikan Lain di EMIS 4.0 akan segera dibuka atau bahkan kemungkinan dihapuskan dari aplikasi Kemenag ini.

Kesimpulan

Sebenarnya fokus dari pengerjaan EMIS 4.0 sendiri adalah pada pemutakhiran Detail Siswa yang meliputi Data Siswa dan Data Orang Tua. Namun, tidak ada salahnya jika Anda sebagai Operator Lembaga juga sekalian mengetahui beberapa sub menu lainnya. Supaya ke depannya Anda siap jika diwajibkan untuk mengisi semua sub menu dalam Detail Siswa EMIS 4.0 (versi terbaru).

Demikianlah informasi mengenai cara merubah detail siswa di EMIS 4.0 pada Program Bulan Data Pendidikan Islam Tahun 2021 yang diselenggarakan oleh Kementerian Agama. Semoga para Operator Madrasah dapat mengerjakannya dengan lancar, selalu dijaga kesehatannya, dan artikel ini bermanfaat bagi Anda semua.